Notulen ledenvergadering 2016

Onderstaand de notulen van de algemene ledenvergadering 2016 (lees hier in pdf)

Notulen Algemene Ledenvergadering HV Avanti
Vrijdag 10 juni 2016
Clubhuis De Schakel
 
Aanwezig: 39 leden/ouders van jeugdleden
Afwezig (met kennisgeving): 33 leden
 
Opening en mededelingen
Esther Lameijn heet alle aanwezigen welkom op de 49e Ledenvergadering.
Mededelingen:
  • Dames A hebben de bekerfinale gewonnen
  • HS1 hebben een mooi jaar gehad en zich weer goed in the picture gespeeld
  • Nikki Crielaard is benoemd tot beste D-jeugd speelster op een toernooi in Duitsland met de Brabantse selectie
  • Dit jaar zijn er wederom veel nieuwe jeugdleden bijgekomen
  • Er zijn nieuwe sponsoren gevonden (shirts HS1, beachdoelen, shirts F-jeugd, shirts DS1)
 
Notulen Algemene Ledenvergadering 2015
Er zijn geen vragen/opmerkingen. De notulen worden goedgekeurd.
 
Verslag TO
Team Communicatie (Menno van der Bruggen):
Heeft geprobeerd Avanti meer in beeld te krijgen via o.a. Facebook en kranten (groot bereik). Doelstelling voor het nieuwe seizoen: nieuws naar redactie , zodat de leden die geen social media gebruiken ook op de hoogte gehouden kunnen worden via een nieuwsbrief.
Er zijn veel bestaande sponsoren, maar er wordt gevraagd uit te kijken in je eigen netwerk/omgeving of er mensen bereid zijn om te sponsoren. Er zijn speciale sponsorprogramma’s samengesteld. Verder wordt er versterking gezocht voor bijvoorbeeld het schrijven van verslagen, het up-to-date houden van de website.
 
Team Programmabureau (Rolf Kruger):
Heeft het afgelopen jaar weer voor geweldige feesten gezorgd. Met 16 commissies zijn zij een grote groep binnen HV Avanti en staan ze garant voor gezelligheid en plezier (school-handbaltoernooi, ADBC-seizoenafsluiting, familietoernooi, verenigingstoernooi, koningsspelen). De jeugdcommissie is ook weer goed bezig (bingomiddag, Sinterklaas, carnaval, Pasen). Oud IJzer heeft wederom weer prima gedraaid. De Nieuwjaarsborrel, Club van Veuro en de Kaartavonden zijn prima verzorgd. Het Avanti-Fest heeft zelfs 2x plaats gevonden afgelopen jaar. En ook de Playbackshow was ook dit jaar een zeer geslaagd feest.
De activiteiten die voor de komende tijd nog gepland staan zijn het Familietoernooi voor de 30ste keer (26 juni) en Verenigingskamp (15 t/m 17 juli). Ook gaan we dit jaar voor het eerst meedoen met JeugdVakantieVreugd (2 september).
Ester vd Hout heeft het erg druk gehad met de commissies waar zij een heel groot aandeel in heeft. Ook hier is steeds meer “oudere” jeugd bereid gevonden haar te assisteren, zoals Max en Maartje. Heel fijn, en daar mogen best meer ‘jonge’ mensen bij komen!
Rolf stopt dit jaar als TL-er met Programmabureau; zijn vervanger is Maikel Pijnenburg.
 
 
Team Onderhoud en Beheer (Kelly Crielaard):
Op de NL doet dag is in samenwerking met vele vrijwilligers de gehele accommodatie onder handen genomen en is de overkapping voor de kantine op het terras gerealiseerd. Aan de voorzijde is de verharding tot het hekwerk verder uitgebreid alsmede is aan de zijkant de gehele tegelverharding opgehaald. Tevens is bij de dug outs verharding aan de achterzijde aangebracht zodat de onderhoudswerkzaamheden m.b.t. het maaien van gras tot een minimum is teruggebracht. Het beachhandbalveld is onder handen genomen zodat we twee velden kunnen uitleggen. Een bron van zorg is het onkruidvrij houden van de velden. Een mogelijke oplossing zou zijn om deze velden af te dekken zodat graszaad geen wortel kan schieten op het veld. Na de zomervakantie is de totale veldverlichting voorzien van nieuwe lampen. Deze waren met kappen en al gratis ter beschikking gesteld door de gemeente. De lampen functioneren op de bestaande voorschakelapparaten zodat we geen technische aanpassingen hebben hoeven te verrichten. Met dank aan Lars voor de gratis hoogwerker.
In oktober is het gehele plafond van de kantine vernieuwd en in december is deze voorzien van een geheel nieuwe dimbare ledverlichting. Met speciale dank aan Anton en Karin Bierkens die hiervoor tijdens de nieuwjaarsreceptie zijn bedankt. Tevens kregen wij twee nieuwe kasten in de kantine om diverse materialen op te bergen.
 
De afdeling beheer had afgelopen jaar een bijzonder goed jaar achter de rug. Dit kwam natuurlijk mede door de festiviteiten rondom het vijftigjarig bestaan. Wij verzorgen zelf de inkoop van drank behalve bij de Playbackshow en het Jubileum. Hierdoor zijn aanzienlijke kostenvoordelen te behalen aan de inkoopzijde. Toch hebben we de prijzen gering moeten verhogen doordat de overheid een hogere accijns oplegt bij alcoholische dranken en door de btw stijging van 19 naar 21%. Door deze prijsverhoging kunnen wij de marge tussen inkoop en verkoop intact laten. De kantine draait volledig op vrijwilligers die kosteloos hun diensten aanbieden. Af en toe is het wel passen en meten om alles geregeld te krijgen. Bij deze ook onze dank aan diegenen die afgelopen jaar hebben meegeholpen om dit gerealiseerd te krijgen.
 
Team Technische Zaken (Arno van Nistelrooij):
Het afgelopen jaar zijn gelukkig weer alle teams voorzien van trainers en coaches zodat iedereen weer met veel plezier heeft kunnen handballen. Bij de jeugd is er behoorlijk wat aanwas en daar zie je dat ouders zeker bereid zijn om iets te doen binnen de vereniging zoals coachen of trainen. De HS1 zijn op technisch vlak een nieuwe weg ingeslagen. De nadruk ligt op de jeugd en aan het bouwen van een hecht team. Er is voorlopig afscheid genomen van betaalde trainers en mensen binnen de club zijn bereid gevonden om het technische gedeelte op zich te nemen. Resultaat in de competitie boven verwachting. Bij de DS1 wordt dezelfde weg ingeslagen. Het hele DA-team gaat over naar de senioren en ook daar wordt een technische staf samengesteld met mensen die een Avanti hart hebben! Er wordt gehoopt op een vergelijkbaar resultaat. Kwaliteit is er genoeg!
Antoon Ebbing heeft aangegeven te willen stoppen als lid van het team Technische Zaken. Er is al een nieuw lid gevonden: Jan Elshout.
Alle trainers/coaches zijn afgelopen seizoen in het nieuw gestoken.
Afgelopen jaar zijn er een aantal gasttrainingen/clinics verzorgd door o.a. Rob Jansen; dit willen we vaker gaan doen.
 
Team Secretariaat (Annemiek Wagemakers):
Afgelopen jaar is er gewerkt met de Sportlinked app. Deze werkt goed en er zijn weinig problemen geweest. Er missen nog wel pasfoto’s van spelers en ze vraagt of alle teams willen zorgen dat deze gemaild worden, zodat de spelers zichtbaar zijn in de app.
 
Verslag en begroting penningmeester
Deze lagen vanaf 01-06-2016 ter inzage bij Team Financiën. Lieke neemt het woord.
In 2015 is er een klein verlies geleden.
De overzichten zien er anders uit dan voorheen, omdat ze gesplitst zijn per Team.
De opbrengsten van de Grote Clubactie en sponsoren / adverteerders / reclameborden zijn hoger dan begroot. Ook extra opbrengsten door Jubileumacties.
Bankkosten, kosten Playbackshow en Veuro avond zijn hoger dan begroot. Energiekosten, trainingskosten en oefenprogramma zijn lager.
In de kantine is een omzettoename geweest.
 
Voorstel wijziging contributie
Het NHV verhoogt de bondscontributie met 5%. We kunnen niet anders dan hierin meegaan. De verenigingscontributie wordt net als voorgaande jaren met 2% verhoogd. Hiermee wordt akkoord gegaan.
 
Vaststelling begroting 2016
Opbrengsten Uitgaven
Team Financiën € 22.050,00 € 9.270,00
Team Onderhoud en Beheer € 3.400,00 € 3.100,00
Team Communicatie € 4.400,00 € 950,00
Team Programmabureau € 2.750,00 € 2.330,00
Team Secretariaat € 700,00
Team Technische Zaken € 16.250,00
De begroting voor 2016 is vastgesteld.
 
Verslag kascommissie
Op 31 mei 2016 hebben Esther Lameijn, Joyce Hellegers en Arno van Nistelrooij als leden van de kascommissie (in het bijzijn van de overige Teamlinks) de jaarlijkse kascontrole uitgevoerd. Zij verklaren alle stukken en bescheiden over de periode 01-01-2015 tot en met 31-12-2015 te hebben gecontroleerd en akkoord bevonden.
 
Grote Clubactie
Wat te doen als leden niet de verplichte 5 loten verkopen?
Niet zomaar incasseren als dat nergens vermeld is. Als mensen er voor tekenen, bijvoorbeeld bij inschrijving of in teamconvenant, is dit misschien wel mogelijk. Wanneer de 5 loten niet verkocht worden, dan wordt het bedrag van de niet-verkochte loten geïncasseerd van de rekening. Hier wordt nog verder over nagedacht.
 
Nieuwe sporthal
Sander en Henk geven uitleg over de nieuwe sporthal aan de hand van presentatiematerialen/plattegronden van de gemeente.
Er komen vragen over de verenigingsruimte/kantine. De gemeente zou deze leeg opleveren, maar omdat de betrokken verenigingen niet willen/kunnen investeren in een gemeenschappelijke ruimte is in overleg besloten deze ruimte toch volledig ingericht op te leveren.
 
De hal wordt in april/mei 2017 opgeleverd, maar Avanti gaat hiervan pas gebruik maken vanaf oktober 2017. De plattegronden worden op de site gezet. Marjon geeft een compliment aan Sander en Henk dat ze al veel bereikt hebben.
 
Voor het Horeca-gedeelte wordt waarschijnlijk een stichting begonnen met de 3 betrokken verenigingen. Deze wordt kosten-neutraal gestart en de stichting is voor een deel aansprakelijk, dus vanuit iedere vereniging moet er iemand in de stichting plaatsnemen. Vanuit de stichting wordt voor de bemanning van het Horeca-gedeelte gezorgd.
Het is de bedoeling om op de omzet een verdeelsleutel toe te passen aan de hand van de verkoop per vereniging.
 
Rolf vraagt of er ook verharde buitenvelden bij de nieuwe hal komen. Dit staat los van het bestemmingsplan, maar dit is wel een optie voor de toekomst. Het totale bestemmingsplan wordt pas vastgesteld in 2020.
 
Jubilarissen
40 jaar lid: Gerard van Spijk
25 jaar lid: Louis Buitenhek, Maikel Pijnenburg, Ralph Brekelmans, Lars van Loon
15 jaar lid: Annet Brok, Luke Koppenhol
De jubilarissen krijgen een bon en een bloemetje/bierpakket.
 
Uitreiking beker ereleden
Kees Elshout reikt de beker uit. Deze gaat dit jaar naar de Dames A voor een mooi seizoen. Zowel in de zaal als op het veld zijn ze kampioen geworden. En voor het eerst in de geschiedenis van Avanti is dit jaar de bekerfinale gewonnen.
 
Omdat Thea zoveel voor Avanti heeft betekend, als actief speelster, trainster, coach en secretaris en ze nog steeds actief is in de organisatie van het familietoernooi (en voor velen is ze ook de moeder van de vereniging), wordt ze bedankt voor alle jaren inzet en wordt ze benoemd als erelid van de vereniging.
 
Goedkeuring concept TeamSpirit code
We werken nu 2 jaar in de nieuwe structuur van Avanti. Willen we hiermee verder of niet?
Ancke geeft aan dat de ouders die als contactpersoon staan bij de verschillende teams binnen het convenant hier eigenlijk weinig van horen. Er zit potentie bij de ouders om zich in te zetten voor de vereniging en het is jammer als hier niets mee gedaan wordt. Ieder team is reeds druk bezig om deze contactpersonen uit te nodigen.
Er moet ook duidelijker worden gecommuniceerd met (de ouders van) nieuwe leden; zij moeten wegwijs worden gemaakt met de manier van ‘besturen’ binnen Avanti.
Er wordt goedkeuring gegeven voor de TeamSpirit code.
Esther geeft aan dat we per direct op zoek zijn naar een TeamLink Financiën.
 
Rondvraag
Thea: Zijn er nog teams die willen inschrijven voor het 30e familietoernooi? Ze laat inschrijfformulieren in de kantine achter.
Ancke: Wie vangt nieuwe leden op in plaats van Antoon Ebbing? De trainers kunnen dit het beste zelf doen. Wat is het standpunt van Avanti inzake het verstrekken van alcohol aan minderjarigen? Wij hebben hiervoor allemaal de verantwoordelijkheid en moeten ons houden aan de regels en geven minderjarigen geen alcohol. Indien hierover moeilijkheden komen, moet er melding worden gedaan bij de TeamLinks en dan worden er stappen ondernomen.
Annemiek: Ze vindt het vervelend dat er afgelopen weken zoveel wedstrijden verzet zijn. Dit kost haar te veel tijd die niet nodig is, omdat zij dit administratief met de bond moet afhandelen. Het is een idee om een mailtje op te stellen om zo min mogelijk wedstrijden te verzetten (alleen in uiterste noodzaak) en deze via de TC naar de trainers/coaches te sturen.
Arno van Logten: Als een lid van Avanti bij Labry iets koopt, gaat 10% van het bestedings-bedrag naar Avanti.
Rolf: Vraagt een applaus voor Jan Tielemans, omdat hij achter de schermen veel werk heeft met het regelen van scheidsrechters en dat er bij elke wedstrijd weer een scheidsrechter staat.
Joyce (namens Ester vd Hout): Het verenigingstoernooi is op 4 september en ze zou het fijn vinden dat iedereen daarbij aanwezig is, omdat de jeugd het erg leuk vindt om samen met de senioren wedstrijdjes te spelen. Als je echt niet kunt, moet je je afmelden voor dit toernooi.
 
De vergadering wordt afgesloten en iedereen wordt bedankt.
 
 
Joyce Hellegers,
Teamlink Secretariaat
Terug naar boven